Norbert Rade, Gründungsvorstand, Schriftführer

 

Stellenbeschreibung:

Position: Schriftführer

Berichtsweg: An den Vorstand

Überblick: Der Schriftführer eines gemeinnützigen Spendenvereins ist für die Protokollierung von Vorstands- und Mitgliederversammlungen sowie für die Verwaltung der schriftlichen Korrespondenz des Vereins verantwortlich. Diese Position erfordert eine sorgfältige und organisierte Person, die in der Lage ist, wichtige Vereinsdokumente zu verwalten und die Kommunikation innerhalb des Vereins aufrechtzuerhalten.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

  1. Protokollierung von Sitzungen:

    • Teilnahme an Vorstands- und Mitgliederversammlungen und Erstellung von Protokollen über Diskussionen, Beschlüsse und Aktionen.
    • Verteilung der Protokolle an Vorstandsmitglieder und Mitglieder gemäß den vereinsinternen Richtlinien.

  2. Verwaltung der Vereinsdokumente:

    • Verwaltung und Pflege der Vereinsdokumente, einschließlich Satzung, Mitgliederlisten, Beschlüsse und andere wichtige Unterlagen.
    • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Archivierung aller schriftlichen Unterlagen.

  3. Korrespondenzführung:

    • Verwaltung der schriftlichen Korrespondenz des Vereins, einschließlich E-Mails, Briefen und Mitteilungen.
    • Beantwortung von Anfragen und Weiterleitung von Nachrichten an die entsprechenden Personen im Verein.

  4. Kommunikation und Information:

    • Unterstützung bei der Verbreitung von Informationen an Vorstandsmitglieder, Mitglieder und andere Interessengruppen.
    • Sicherstellung, dass alle relevanten Dokumente und Informationen den Vorstandsmitgliedern und Mitgliedern zugänglich sind.

  5. Wahlen und Abstimmungen:

    • Organisation und Durchführung von Wahlen und Abstimmungen gemäß den vereinsinternen Richtlinien.
    • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation von Wahlergebnissen und Beschlüssen.

  6. Unterstützung des Vorstands:

    • Unterstützung des Vorstands bei administrativen Aufgaben und Projekten nach Bedarf.
    • Zusammenarbeit mit anderen Vorstandsmitgliedern zur Förderung der Vereinsziele und -aktivitäten.

Qualifikationen und Fähigkeiten:

  • Erfahrung und Kenntnisse:

    • Erfahrung in der Verwaltung von Dokumenten und Protokollen ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
    • Vertrautheit mit Büroorganisation und -verwaltung.

  • Persönliche Fähigkeiten:

    • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
    • Gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Informationen genau zu verwalten.
    • Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.

  • Bildung:

    • Abgeschlossene Schulausbildung oder vergleichbare Qualifikationen.

Arbeitsumfang: Die Position erfordert eine regelmäßige Zeitverpflichtung, einschließlich der Teilnahme an Vorstands- und Mitgliederversammlungen sowie der Durchführung von administrativen Aufgaben zwischen den Sitzungen.

Vergütung: Die Tätigkeit des Schriftführers ist in der Regel ehrenamtlich. Eventuell anfallende Reisekosten und Auslagen können nach Absprache erstattet werden.

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